Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Zulfi Ismailov-Demiri
Richardstr. 14
26725 Emden
Deutschland
E-Mail: [email protected]

Für die Daten, die Unternehmen über ihre Beschäftigten in EmployesUp erfassen, gilt eine Besonderheit: Verantwortlich ist dafür das jeweilige Unternehmen als Arbeitgeber. Wir verarbeiten diese Daten in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO), siehe Abschnitt 6.

2. Server-Logfiles

Beim Abruf der Seite werden automatisch Daten erfasst, die Ihr Browser oder die App übermittelt: Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, aufgerufene Adresse, Uhrzeit der Anfrage und IP-Adresse.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt im technisch fehlerfreien Betrieb und in der Sicherheit der Plattform. Eine Zusammenführung mit anderen Daten findet nicht statt.

3. Schriftarten und eingebundene Inhalte

Die verwendete Schrift (Instrument Sans) liegt auf demselben Server wie die Seite und wird von dort ausgeliefert. Es besteht keine Verbindung zu Google Fonts oder einem anderen fremden Anbieter. Videos, Karten, Schaltflächen sozialer Netzwerke oder Werbung binden wir nicht ein.

4. Cookies und Reichweitenmessung

Auf den öffentlichen Seiten setzen wir keine Cookies und messen keine Reichweite – es gibt kein Analyse- oder Zählskript.

Nach der Anmeldung im Portal setzen wir genau ein Cookie (eu_session), das Sie als angemeldet erkennt. Es enthält nur eine zufällige Kennung, gilt höchstens 30 Tage und wird bei der Abmeldung gelöscht. Es ist für die Nutzung des Portals unbedingt erforderlich; Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5. Registrierung und Kundenkonto

Bei der Registrierung eines Unternehmens verarbeiten wir: Firmenname, Anschrift, Bundesland, den Namen und die E-Mail-Adresse der registrierenden Person sowie ein Passwort. Das Passwort speichern wir nicht im Klartext, sondern nur als Prüfwert (bcrypt).

Zur Bestätigung schicken wir eine E-Mail mit einem Link an die angegebene Adresse. Erst danach kann das Unternehmen Mitarbeiter einladen. Zweck ist die Bereitstellung der Plattform und die Abwicklung des Abonnements; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. Arbeitszeiterfassung im Auftrag des Arbeitgebers

Unternehmen erfassen mit EmployesUp die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten. Dabei werden verarbeitet: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Personalnummer, vertragliche Wochenarbeitszeit und Urlaubsanspruch, die gestempelten Zeiten (Beginn, Pausen, Ende), Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Sonstiges) mit Zeitraum und Status sowie Korrekturen mit Begründung, Zeitpunkt und bearbeitender Person.

Bei Krankmeldungen wird nur der Zeitraum gespeichert, keine Diagnose und keine Bescheinigung. Auch diese Angabe ist ein Gesundheitsdatum im Sinne von Art. 9 DSGVO; das Unternehmen verarbeitet sie auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO.

Verantwortlich ist das Unternehmen. Es erfasst die Arbeitszeit zur Erfüllung seiner gesetzlichen Pflichten, insbesondere aus dem Arbeitszeitgesetz und dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), und zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich nach seinen Weisungen auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Fragen zu diesen Daten richten Beschäftigte am besten direkt an ihren Arbeitgeber; Anfragen, die uns erreichen, leiten wir an ihn weiter.

Die automatischen Hinweise zum Arbeitszeitgesetz (etwa zu fehlenden Pausen) dienen dem Arbeitgeber als Unterstützung. Es findet keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

7. Einladung per E-Mail und QR-Code

Lädt ein Unternehmen einen Mitarbeiter ein, schicken wir ihm im Auftrag des Unternehmens eine E-Mail mit einem QR-Code und einem Einladungscode. Der Code ist sieben Tage gültig und kann nur einmal verwendet werden; gespeichert wird nicht der Code selbst, sondern nur eine Prüfsumme davon.

8. App für iPhone und Apple Watch

Beim Verbinden der App übermittelt sie den Einladungscode und den Gerätenamen. Danach erhält das Gerät eine zufällige Kennung, die im Schlüsselbund (Keychain) des iPhones gespeichert wird; auf dem Server liegt davon nur eine Prüfsumme. Die Apple Watch übernimmt diese Kennung vom gekoppelten iPhone. Für die Anzeige auf dem Zifferblatt speichert die Uhr den letzten Status (eingestempelt, Pause, heutige Arbeitszeit) lokal.

Die Kamera wird nur zum Scannen des Einladungs-QR-Codes verwendet; die Bilder werden auf dem Gerät ausgewertet und weder gespeichert noch übertragen. Den Zugriff auf das lokale Netzwerk fragt die App nur an, wenn der Server Ihres Arbeitgebers dort erreichbar ist. Die App enthält keine Werbung, kein Tracking und keine Analysewerkzeuge. Standortdaten werden nicht erhoben.

Entzieht das Unternehmen den Zugang oder wird der Mitarbeiter deaktiviert, wird die Kennung auf dem Server ungültig. Über „Gerät trennen“ in der App kann sie jederzeit auch auf dem Gerät gelöscht werden.

9. E-Mail-Versand

Bestätigungs- und Einladungs-E-Mails versenden wir über einen E-Mail-Dienstleister, der die Daten als Auftragsverarbeiter ausschließlich für den Versand verarbeitet.

10. Abonnement und Zahlung über Stripe

Für das Abonnement verarbeiten wir die Firmen- und Rechnungsdaten des Unternehmens (Firmenname, Anschrift, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Umsatzsteuer-Identifikationsnummer), den gewählten Tarif und die Zahl der aktiven Mitarbeiter, nach der sich der Preis richtet.

Die Zahlung wickelt die Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland („Stripe“) ab. Wählen Sie einen Tarif, werden Sie auf eine Bezahlseite von Stripe weitergeleitet. Dort geben Sie Ihre Zahlungsdaten – IBAN für die SEPA-Lastschrift oder Kartendaten – direkt bei Stripe ein; sie erreichen unseren Server nicht. Wir erhalten von Stripe nur Kennungen für Kunde und Abonnement sowie den Zahlungsstatus. Rechnungen, Zahlungsmethoden und die Kündigung verwalten Sie im Kundenportal von Stripe, das Sie über „Zahlung & Rechnungen“ öffnen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Aufbewahrung von Rechnungen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 257 HGB. Stripe verarbeitet bestimmte Daten zusätzlich in eigener Verantwortung, etwa zur Betrugsvorbeugung und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Eine Übermittlung an Stripe, Inc. in den USA ist dabei möglich; sie stützt sich auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Näheres in der Datenschutzerklärung von Stripe: stripe.com/de/privacy.

11. Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie uns schreiben, verarbeiten wir die Angaben aus Ihrer Nachricht – Name, Adresse und Inhalt – zur Beantwortung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Nachricht auf einen Vertrag zielt, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

12. Speicherdauer

• Server-Logfiles: bis sie für den Betrieb nicht mehr gebraucht werden.
• Anmelde-Cookie: höchstens 30 Tage oder bis zur Abmeldung.
• Einladungscodes: bis zur Verwendung, höchstens sieben Tage.
• Arbeitszeiten und Abwesenheiten: solange das Unternehmen sie benötigt; Arbeitszeitnachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Nach Vertragsende löschen wir die Daten des Unternehmens, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
• Rechnungs- und Zahlungsdaten: für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

13. Verschlüsselung

Die Plattform und die Apps übertragen Daten verschlüsselt (TLS), erkennbar an https:// in der Adresszeile. Passwörter, Geräte- und Einladungskennungen liegen auf dem Server nur als Prüfwerte vor.

14. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich dafür an [email protected]. Für Daten, die Ihr Arbeitgeber in EmployesUp erfasst, ist Ihr Arbeitgeber der richtige Ansprechpartner (siehe Abschnitt 6).

15. Beschwerderecht

Sind Sie der Ansicht, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt, können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren – etwa bei der für unseren Sitz zuständigen Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen.

Siehe auch: Impressum